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河北经贸大学档案归档范围和保管期限表(2011.06)
2017-06-28 00:00  

                            河北经贸大学档案归档范围和保管期限表

                          一、河北经贸大学党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11 党务综合 归档部门:办公室

序号 类目名称 保管期限

1 上级党组织有关党的建设的文件材料

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校党代会文件材料

(1) 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、

记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、

秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;

大会选举办法,选举结果和上级批复等 永久

(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、

小组会议记录等 长期

(3) 参考文件;工作人员名单;工作证;代表证;列席

证及选票式样 长期

3 校党委(常委)会、党委(常委)扩大会、党政联席会、

书记办公会;分党委(总支)书记会、党委中心组会议记录、

纪要、决议及会议讨论形成的文件 永久

4 校党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结) 永久

5 校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久

6 以校党委名义召开的工作会议材料 永久

7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料、

批示件 永久

8 校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 永久

9 校党委工作简报、《信息》 永久

10 校党委大事记 永久

11 党群系统启用印章的文件和印模 永久

12 党群系统重要统计材料 永久

13 校党委各部、委、各分党委(总支)上报党委的工作计划、总结、

报告、请示及批复 长期

14 校党委保密、秘书工作的有关文件 长期

15 重要的群众来信来访及处理材料 长期

16 校党委上级、平级有关联系、协商工作的来往文件 长期

17 本部门形成的校发文件 长期

DQ12 纪检 归档部门:纪检委

序号 类目名称 保管期限

1 上级关于纪检工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校纪委工作规章制度 长期

3 本校纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久

4 学校纪委会议记录 长期

5 党员处分、复查材料 长期

6 群众来信来访及处理意见 长期

7 本部门形成的校发文件 长期

DQ13组 织 归档部门:组织部

序号 类目名称 保管期限

1 上级关于组织工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永久

3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久

4 落实政策的有关材料 长期

5 副处级以上干部任免、调动和离休文件报告、决定、批复、通知等

(包括上级批准的,要附任免呈报表) 永久

6 副处级以上干部名册 永久

7 分党委(党总支)、党支部改选报告、审批材料 长期

8 各分党委(党总支)、党支部委员名册 长期

9 党员名册 永久

10 关于吸收新党员、预备党员转正或取消预备资格、党员退党开除的

文件材料                           长期

11 发展新党员、预备党员转正的名册 长期

12 干部换届材料(从准备到换届完毕全过程) 永久

13 党员、党组织统计年报表 永久

14 党组织、党员受表彰材料

(1)受上级表彰的 永久

(2)受本校表彰的 长期

15 党员处分方面的材料

16 本校党员干部轮训、总结、名单及党课教育材料 短期

17 本部门形成的校发文件 长期

DQ14 宣传 归档部门:宣传部

序号 类目名称 保管期限

1 上级关于宣传工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 上级召开的各种宣传教育工作会议的材料

(1)本校领导在会上的重要发言材料 永久

(2)会议的报告、决议、决定、总结 长期

(3)参考文件 短期

3 本校宣传工作计划、决定、方法、报告、通知和总结 永久

4 教职工政治思想工作动态及调查材料 长期

5 重大理论学习的决定、通知、计划、总结 长期

6 政工师评定工作文件材料 永久

7 报纸、电台、电视台对学校的报道材料 永久

8 本部门形成的校发文件 长期

DQ15 统 战 归档部门:统战部

序号 类目名称 保管期限

1 上级关于统战工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 上级召开的统战工作会议的材料

(1)本校领导在会上的重要发言材料 永久

(2)会议的报告、决议、决定、总结 长期

(3)参考的文件材料 短期

3 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 长期

4 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 长期

5 本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料 永久

6 台、港、澳和侨务工作材料 长期

7 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 长期

8 统战工作重要会议记录 长期

DQ16 工 会 归档部门:工 会

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关工会工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 长期

3 会员代表大会、教职工代表大会的有关文件

(1)双代会的计划、通知、议程、主席团和代表名单、

工作报告、纪要、决议、主席团会议记录、选举结果、

总结、大会发言、领导讲话、讨论通过的文件、重要的

照片、开幕闭幕词 永久

(2)大会讨论未通过的文件、重要的提案及办理情况、重要

的贺电、贺信、小组会议记录、列席代表名单 长期

(3)会议参考文件、大会工作人员的名单、工作证、代表证、

选票的式样等 短期

4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 长期

5 处分会员的有关材料 长期

6 工会委员会会议记录、纪要 长期

7 基层工会干部名册 长期

8 会员名册 长期

9 表彰和奖励工会先进集体、先进教职工的材料 长期

10 校工会组织的重大群体活动材料 长期

11 工会经费、会费使用情况年度报告 长期

12 妇女工作材料 长期

13 校计划生育工作文件及领取独生子女证名册            永久

14 本部门形成的校发文件                     长期

DQ17团 委 归档部门:团 委

序号 类目名称 保管期限

1 上级关于团的工作文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和大会通过的文件) 长期

3 本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、

领导讲话、大会发言和大会通过的文件) 长期

4 团委年度工作计划、报告、总结、重要规章制度 长期

5 团委工作典型调查材料、校级优秀团员的材料 长期

6 年度表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 长期

7 处分团员的材料及复查材料 长期

8 批准入团、离团材料及名单 长期

9 团干部名单 长期

10 团员名单 长期

11 团委会议记录 长期

12 学生会文件材料 长期

13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 长期

14 各分团委的有关材料 长期

15 研究生会的有关材料 长期

16 团委牵头进行的重大活动的有关材料 长期

17 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期


                              二、河北经贸大学行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11行政综合 归档部门:办公室

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关高校行政管理的综合性文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 全校性的规章制度 永久

3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永久

4 校长办公会、党政联席会(有关行政内容的)会议记录、纪要 永久

5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要       永久

6 全校性的工作会议、座谈会文件 长期

7 校领导重要讲话和参加校外会议发言稿 永久

8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永久

9 学校评估材料 永久

10 教学改革、专业设置等材料 永久

11 本校向上级的请示及其批复

(1)重要的 永久

(2)一般的 长期

12 本校各部门的请示及学校的批复(分类立卷) 长期

13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久

14 学年报表及综合统计资料 永久

15 启用印章的文件及印模 永久

16 本校历史沿革、情况介绍 永久

17 本校大事记、简报、信息、动态等 永久

18 校友工作材料 长期

19 校庆工作材料 永久

20 群众来信来访文件材料 长期

21 以校长名义外聘的兼职教授、名誉教授、客座教授名单及简历 永久

22 普选工作材料 长期

23 上级有关与本校院、所、中心的来文 长期

24 院、所、中心会议记录、纪要、简报 长期

25 院、所、中心工作计划、总结、报告 长期

26 院、所、中心开展各种学术活动的文件 长期

27 院、所、中心与国内单位协作的材料 长期

28 院、所、中心统计年报及重要资料 长期

29 本部门形成的校发文件 长期


XZ12 归档部门:人事处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关人事工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校人事工作的规章制度 长期

3 年度人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录 长期

4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永久

5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久

6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永久

7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 长期

8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 长期

9 年度人事统计报表 永久

10 教职工名册登记表 永久

11 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

(按类立卷,要求附审批表) 永久

12 教职工工资调整材料、名册 永久

13 教职工转正定级材料 永久

14 教职工校内调动材料 长期

15 教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信) 永久

16 教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根) 永久

17 教职工援外和支援边远地区的材料 永久

18 教职工退职、离职和出国的有关材料 永久

19 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 永久

20 教职工离退休后反聘工作的文件及有关手续   长期

21 教职工福利工作 长期

22 教职工商调函件 长期

23 使用临时工有关材料 长期

24 人民来信来访材料 长期

25 本部门形成的校发文件 长期

XZ13 监察审计 归档部门:监察、审计处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关监察、审计工作的文件 短期

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校监察、审计工作方面的规章制度 长期

3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 长期

4 监察、审计工作统计年报及重要报表 长期

5 对本校有关部门经济实体和人员监察、审计报告和处理意见 长期

6 本部门形成的校发文件 长期

XZ14 武装 保卫 归档部门:保卫处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关公安保卫工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校公安保卫工作方面的规章制度 长期

3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 长期

4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、

判决书 长期

5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 长期

6 要害部门的公安保卫、消防工作 长期

7 保卫工作简报 长期

8 上级有关武装、人防、军训工作的文件 长期

9 本校武装部职责范围内的规章制度 长期

10 武装部工作计划、总结、调查报告 长期

11 武装部工作统计年报及重要报表 长期

12 复员、转正、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡) 长期

13 家委会、居委会工作、户籍管理工作材料 长期

14 本部门形成的校发文件 长期

XZ15 后勤 归档部门:后勤管理办公室及各后勤公司

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关后勤工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校后勤管理的规章制度 短期

3 本校后勤工作计划、报告、请示及上级批复 长期

4 防震、防讯、三废治理工作的文件材料 长期

5 车辆工作的有关材料 长期

6 伙食工作的有关材料 长期

7 水、电、暖工作的有关材料 长期

8 爱国卫生、校园绿化工作的有关材料 长期

9 师生员工健康状况调查材料及统计表 永久

10 以部门或实体的名义与合作方签订的合同、协议 长期

11 本校后勤所管固定资产统计表、财产清册及年终统计 长期

12 本部门形成的校发文件 长期


XZ16 离退休人员管理 归档部门:离退休人员管理处

序号 类目名称 保管期限

1 上级关于离退休职工工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 关于开展离退休职工活动的计划、安排、请示、报告及批复

(1)重要的 长期

(2)一般的 短期

3 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 永久

4 离退休职工名册及离退休人员情况统计表 长期

5 离退休职工经费及使用有关规定 长期

6 年度工作计划、总结 长期

7 本部门形成的校发文件 长期

XZ17 现代教育技术 归档部门:现教中心

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关现代教育技术工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 重要的请示及批复 长期

3 本校现代教育中心形成的规章制度、决定等材料 长期

4 电教方面形成的声像档案(归入声像载体档案)

5 本部门形成的校发文件 长期

XZ18 归档部门:图书馆

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关图书工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校关于图书工作的规章制度                  长期

3 图书工作的计划、报告、总结                  长期

4 图书概况、发展规划、藏书目录及统计年报            长期

5 图书部门与校外交流的有关材料                 长期

6 本部门形成的校发文件 长期

XZ19档案 归档部门:综合档案室

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关档案工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校关于档案工作的规章制度                 长期

3 年度档案工作计划、报告、总结、请示及批复、统计报表等 长期

4 档案移交目录                    永久

5 档案全宗介绍、案卷目录及编研材料               永久

6 查档介绍信及借阅档案登记表                 短期

7 校史工作材料 永久

8 年鉴 永久

9 本部门形成的校发文件 长期


                               三、河北经贸大学学生类档案归档范围和保管期限表

XS11归档部门:学生处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关学生工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 学生工作要点、工作计划、总结及学生管理方面的规章制度 永久

3 关于开展学生活动的计划、安排、请示及批复

(1)大型重要的活动 长期

(2)一般的活动 短期

4 各种统计报表 长期

5 学生思想政治工作典型调查材料和统计 长期

6 学生政治工作队伍选拔、管理文件 长期

7 各学院学生政治工作人员名单 长期

8 本部门形成的校发文件 长期

XS12招生 归档部门:学生处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关招生工作的文件材料 长期

2 招生来源计划、报告、请示及上级批复 永久

3 新生录取材料及新生名册 永久

4 招录新生录检表及报名表、体检表、报考志愿表 永久

5 招生情况数据统计 长期

6 招生宣传与招生工作总结 长期

XS13学生管理 归档部门:学生处

序号 类目名称 保管期限

1 学生军训工作情况及文件材料 长期

2 学生奖惩情况及文件材料 永久

3 学生助困工作情况及文件材料 永久

4 学生勤工助学情况及文件材料 长期

5 学生心理指导工作情况及文件材料 长期

XS14毕业生 归档部门:学生处、各学院

序号 类目名称 保管期限

1 毕业生登记表 长期

XS15就业 归档部门:就业处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关就业工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 学生就业方面的规章制度 永久

3 本处的年度工作要点、工作计划、总结及各种统计报表 永久

4 学生就业指导工作情况及文件材料 永久

5 大型招聘会组织活动情况 长期

6 职业规划大赛组织及参与情况 永久

7 毕业生供需情况统计、计划 永久

8 选调生工作情况及文件材料 永久

9 就业协议书或派遣方案 永久

10 就业报到证存根                    永久

11 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料               长期

12 本部门形成的校发文件 长期

XS31经济管理学院学生 归档部门:经济管理学院

序号 类目名称 保管期限

具体参照上述招生、学生管理、毕业生、就业的相关内容执行。

XS32继续教育学院学生 归档部门:继续教育学院

序号 类目名称 保管期限

具体参照上述招生、学生管理、毕业生、就业的相关内容执行。

XS33研究生学院学生 归档部门:研究生学院

序号 类目名称 保管期限

具体参照上述招生、学生管理、毕业生、就业的相关内容执行。


                               四、河北经贸大学教学类档案归档范围和保管期限表

JX11 归档部门:教务处

序号 类目名称 保管期限

1 上级下达的有关教学工作的文件材料

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 上级有关教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、

规定、办法 永久

3 本校制定的各种教学制度、办法、规定、条例        永久

4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料        永久

5 非学历教育的培训班、进修班材料                长期

6 教学工作中的各种统计报表                   永久

7 学生运动会材料                        长期

8 各部门职责、岗位责任制及机构沿革材料            永久

9 师资培养、管理工作计划、规定和总结 长期

10 教师进修计划、安排、总结 长期

11 教师工作量的规定及执行情况 长期

12 教学督导 长期

13 教学研究 长期

14 教学质量报告 永久

15 本部门形成的校发文件 长期

JX12学科建设 归档部门:学科建设与学位管理办公室、教务处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关学科建设的文件材料

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 学科、专业论证、评估、申报、审批材料 永久

3 重点学科、专业建设材料 长期

4 学科、专业建设计划、简报、总结材料 长期

5 学科、专业建设统计报表 永久

6 申报、审批博士、硕士授予权的学科、专业导师有关材料     永久

7 本部门形成的校发文件 长期

JX13学籍管理 归档部门:教务处、各学院

序号 类目名称 保管期限

1 新生入学登记表    永久

2 学生学籍登记表                      永久

3 在校学生名册 永久

4 学生学籍变更材料(专业调整、升级、留级、休学、复学、

转学、退学、开除、出国) 永久

5 各层次学位证书、毕业证书、结业(肆业)证书及号码登记表 永久

JX14学生成绩 归档部门:教务处、各学院

序号 类目名称 保管期限

1 学生学籍考绩总表 永久

JX15学位工作 归档部门:学科建设与学位管理办公室、教务处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关学位工作的文件材料                 长期

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校学位评定条例、办法及工作计划、总结            长期

3 本校授予硕士学位人员的申请、答辩、审批材料           长期

4 获得学士、硕士、博士学位名册 永久

5 在外单位获得学位的研究生毕业论文、答辩材料及授予学位的决定  长期

6 优秀论文                           永久

JX16学位评定 归档部门:教务处、各学院

序号 类目名称 保管期限

1 学位评定书 永久

JX17课堂教学 归档部门:教务处、各学院

序号 类目名称 保管期限

1 各专业教学计划、教学大纲 永久

2 课程建设要求及安排、校历表、课表 长期

3 各学院专业课程试题库 长期

4 典型教案、重要备课记录 长期

5 教学质量工程建设情况及相关材料 长期

6 精品课程电报、审批及相关材料 长期

JX18实践教学 归档部门:教务处、各学院

序号 类目名称 保管期限

1 实践教学基地建设相关材料性 长期

2 教学实习、生产实习计划、总结及相关材料 长期

3 社会调查、社会实践计划、总结及相关材料 长期

4 有代表性的实习、实践教学报告 长期

JX19实验室建设 归档部门:教务处、实验中心

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关实验室建设的文件材料 长期

2 实验室论证、评估、申报、审批材料 永久

3 实验室建设计划、简报、总结材料 长期

4 实验室建设统计报表 永久

5 本部门形成的校发文件 长期

JX21 归档部门:教务处

序号 类目名称 保管期限

1 自编、主编教材                         长期

2 各院、系各专业使用材料目录                   长期

3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集            长期

4 各类课程教材选用情况统计 长期

5 其他有保存价值的参考资料                    长期

XS31经济管理学院教学 归档部门:经济管理学院

序号 类目名称 保管期限

具体参照上述学科建设、学籍管理、学位工作、课堂教学、实践教学、实验室建设、

教材的相关内容执行。

XS32继续教育学院教学 归档部门:继续教育学院

序号 类目名称 保管期限

具体参照上述学科建设、学籍管理、学位工作、课堂教学、实践教学、实验室建设、

教材的相关内容执行。

XS33研究生学院教学 归档部门:研究生学院

序号 类目名称 保管期限

具体参照上述学科建设、学籍管理、学位工作、课堂教学、实践教学、实验室建设、

教材的相关内容执行。

附录:存院、部、中心教学类档案

类目名称 保管期限

1 本科生毕业论文及评审意见 长期

2 课堂教学材料、课程进度表 短期

3 教师任课安排、教案 长期

4 优秀实习报告 短期

5 本专业教学检查、调查材料及总结 短期

6 教师工作量核算、登记材料 短期


                                 五、河北经贸大学科研类档案归档范围和保管期限表

KY11 归档部门:科研处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关科研工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 科研行政管理文件 长期

3 科研计划管理文件 长期

4 科研成果管理文件 长期

5 科研经费管理文件材料 长期

6 申报学科基金及有关批复 长期

7 科技信息、科研工作简报、部门职责、机构沿革材料等 长期

8 科研工作会议材料 长期

9 学术委员会工作材料 长期

10 同兄弟单位科研协作的重要来往公函及合同、协议书 长期

11 参加校外各种学会成员和任职名单 短期

12 科研工作统计报表 永久

13 本部门形成的校发文件 长期

KY12~16-1科研准备阶段 归档部门: 科研处、课题组

序号 类目名称 保管期限

1 开题报告与课题调研论证材料 长期

2 课题任务书、合同书、协议书 永久

3 课题研究计划、设计 长期

4 课题投资和预算材料 长期

KY12~16-2研究实验阶段 归档部门: 科研处、课题组

序号 类目名称 保管期限

1 实验、测试(观测、调查)配方、综合分析材料等各种原始记录 永久

2 数据处理材料、包括计算机处理材料 永久

3 配套的图纸、照片、底片等 永久

4 研究工作阶段小结、年度报告 长期

KY12~16-3总结鉴定阶段 归档部门: 科研处、课题组

序号 类目名称 保管期限

1 研究报告、研制报告 永久

2 论文专著 永久

3 工艺技术报告 永久

4 专家评审意见 永久

5 鉴定会材料(鉴定代表名单、鉴定意见) 长期

6 鉴定证书 永久

7 推广应用意见 长期

8 课题工作总结 长期

KY12~16-4申报奖励阶段 归档部门: 科研处、课题组

序号 类目名称 保管期限

1 科研成果上报登记表 永久

2 成果评审证书、验收申请表 永久

3 科研成果获奖材料(证书、奖章、奖状)原件或复印件 永久

4 专利申请书或证书原件或复印件 永久

KY12~16-5推广应用阶段 归档部门: 科研处、课题组

序号 类目名称 保管期限

1 成果推广应用协议书、合同 长期

2 推广应用方案及实施情况 长期

3 投产使用后反馈意见 长期

4 对外学术交流材料 长期


                        六、河北经贸大学产品生产类档案归档范围和保管期限表

CP11 归档部门:商贸公司、其他公司

序号 类目名称 保管期限

1 上级关于产品生产与科技开发管理的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校为产品生产与科研开发制定的各种规定、条例、办法、

制度及手册、图表 长期

3 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 长期

4 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性

方面来往的文件材料 长期

5 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 永久

CP12-1销售管理 归档部门:同上

序号 类目名称 保管期限

1 产品用户清册 长期

2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 长期

3 用户反馈的产品技术文件材料 长期

4 产品说明书、宣传品、广告样张 长期

5 产品用户交验协议 长期

CP12-2产品计划准备阶段材料 归档部门:同上

序号 类目名称 保管期限

1 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、

发展建议书、 上级指示批文 长期

CP12-3产品生产设计(研制)阶段材料 归档部门:同上

序号 类目名称 保管期限

1 总体方案设计材料 长期

2 全套设计定型图纸 长期

3 技术设计说明书、计算机手稿、实验数据和实验记录及分析报告 长期

4 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录 长期

5 阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复 长期

6 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 长期

CP12-4产品生产试制与鉴定阶段材料 归档部门:同上

序号 类目名称 保管期限

1 试验大纲、试验记录及试验工作总结 长期

2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 长期

3 试验规程和记录、样机底片、照片等 长期

4 获奖材料、专利材料 长期

5 论文、专著 长期

CP12-5产品生产阶段材料 归档部门:同上

序号 类目名称 保管期限

1 生产任务书及上级有关批示文件、生产方案计划 长期

2 全套工艺定型图纸、技术条件说明书 长期

3 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、

分析和鉴定材料等全 部工艺文件材料 长期

4 材料定额和代用单,工时定额 长期

5 生产定型报告及批复 长期

6 重大质量事故分析,重要联席会议纪要 长期

7 各种更改单及技术通知单 长期

8 生产工作总结报告、技术工作总结报告 长期


                 七、河北经贸大学基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11 归档部门:校园规划处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关基本建设工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校制定的基本建设工作规章制度、岗位职责          长期

3 基本建设工作计划、总结、简报、大事记           长期

4 本校关于基本建设及征用土地的请示、报告、批复、合同、协议

(包括以部门的名义与合作方签订的合同、协议)等材料   永久

5 本校关于房屋拆迁、扩建、改建等问题批文、协议书等       永久

6 基本建设工程财务预、决算                   长期

7 全校性总体规划、设计总平面图、实施计划等材料         永久

8 水、电、气管道分布图                     永久

9 地质勘探、地形测量材料                    永久

10 设计院、所、室所形成的文件材料

11 基本建设统计年报表                      永久

JJ12-1可行性研究 归档部门:校园规划处、相关单位

序号 类目名称 保管期限

1 项目建议书及上级批复 永久

2 可行性研究报告 永久

3 项目评估 永久

4 环境预测、调查报告 永久

5 设计、计划任务书 永久

JJ12-2设计基础 归档部门:校园规划处、相关单位

序号 类目名称 保管期限

1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、

勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明          永久

2 地形、地貌控制点建筑、均筑物及重要设备及安装

测量定位、观测记录    永久

3 水文、气象、地震等其它设计基础材料              永久

JJ12-3设计文件 归档部门:校园规划处、相关单位

序号 类目名称 保管期限

1 初步设计  永久

2 技术设计  永久

3 施工图设计  永久

4 技术秘密材料、专利文件  永久

5 设计计算书                          长期

6 关键技术实验                         永久

7 总体规划设计                         永久

8 设计评价、鉴定及审批                    长期

JJ12-4工程管理文件 归档部门:校园规划处、相关单位

序号 类目名称 保管期限

1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书          永久

2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件            永久

3 施工执照                           永久

4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书     永久

5 产权证书                           永久

JJ12-5 归档部门:校园规划处、相关单位

序号 类目名称 保管期限

1 土地施工文

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要     长期

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、

施工安全措施、施工工艺                   长期

(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定              长期

(4)建筑材料实验报告                     长期

(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批         永久

(6)土建施工定位测量地质勘察                 永久

(7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施图          永久

(8)隐蔽工程验收记录                   永久

(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、

事故处理报告       永久

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定             长期

(11)交工验收记录证明                    长期

(12)竣工报告、竣工验收报告                 永久

2 设备及管线安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、

图纸会审纪要          长期

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、

设备代用审批         长期

(3)焊接试验记录、报告、施工检验、擦伤记录          长期

(4)隐蔽工程检查验收记录                   长期

(5)强度、密闭性试验报告                   长期

(6)设备调试记录                       长期

(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告       长期

(8)系统调试、实验记录                     长期

(9)管线清洗、通水、清毒记录                  长期

(10)管线标高位置,坡度测量记录                长期

(11)中间交工验收记录证明,工程质量评定            长期

(12)竣工报告、竣工验收报告                  长期

3 电气、仪表安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审        长期

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批   长期

(3)调试、整定记录                      长期

(4)性能测试和校核                      长期

(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告         长期

(6)操作、联动试验                     长期

(7)电气装置交接记录                     长期

(8)中间交工验收记录、工程质量评定              长期

JJ12-6竣工验收 归档部门:校园规划处、相关单位

序号 类目名称 保管期限

1 竣工验收报告                          永久

2 全部竣工图纸                          永久

3 质量评审材料                         永久

4 工程现场声像材料                       永久

5 竣工验收会议决议文件                     永久


                       八、河北经贸大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11 归档部门:资产管理处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校仪器、设备管理的规章制度                 长期

3 设备工作计划、报告、总结、调查材料              长期

4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案          长期

5 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复     长期

6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料          长期

SB12仪器设备项目 归档部门:资产管理处

序号 类目名称 保管期限

1 申购报告、论证报告(论证会文件、记录等)           长期

2 上级或主管领导批复和准购指示                 长期

3 进口设备过程中有关的技术商务文件               长期

4 进口设备过程中有关的技术商务文件               长期

5 开箱记录及装箱单                       长期

6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单           长期

7 验收报告及文件材料                     长期

8 索赔来往函件及结果文件                    长期

9 设备说明书及全套随机文件材料                 长期

10 使用、检修、故障事故记录(设备履历书)          与设备共存

11 重大事故的调查分析及处理意见              与设备共存

12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料          与设备共存


                            九、河北经贸大学出版物类档案归档范围和保管期限表

CB11 归档部门:期刊编辑部、相关单位

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关编辑出版工作的文件

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 上级召开的编辑出版工作会议文件                长期

3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录  永久

4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表              永久

5 河北经贸大学校报 永久

6 编辑出版部门管理形成的文件材料                长期

CB12刊物 归档部门:期刊编辑部

序号 类目名称 保管期限

1 编辑出版合同、协议                      长期

2 出版请示、批复                        长期

3 原稿(含照片、手迹原件)或复制件

(退还作者后应有原稿签收单)      长期

4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件           长期

5 封面设计图样                        长期

6 出版通知单、书刊、音像出版物样品               长期

7 出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、片税通知单       长期

8 获奖或受查处情况的文件材料                  长期

9 有参考价值的读者来信、重要评论                长期

10 再版修改意见                         长期

CB13校报 归档部门:宣传部

序号 类目名称 保管期限

1 编辑出版合同、协议                      长期

2 出版请示、批复                        长期

3 原稿(含照片、手迹原件)或复制件

(退还作者后应有原稿签收单)     长期

4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件          长期

5 封面设计图样                         长期

6 出版通知单、书刊、音像出版物样品               长期

7 出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、片税通知单      长期

8 获奖或受查处情况的文件材料                  长期

9 有参考价值的读者来信、重要评论                长期

10 再版修改意见                         长期

                       十、河北经贸大学外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 归档部门:国际交流中心

序号 类目名称 保管期限

1 上级关于外事工作的文件材料 短期

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 长期

3 外事工作统计报表等 永久

4 外事工作会议材料 长期

WS12国(境) 归档部门:国际交流中心

序号 类目名称 保管期限

1 上级对出国(境)人员的有关文件材料 长期

2 国际学术会议论文 长期

3 投寄国外的学术论文 长期

4 出国(境)人员考察、访问材料 长期

5 出国(境)讲学、研究人员有关材料 长期

6 出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文

和各类证书(影印件) 永久

7 国际比赛、竞赛 长期

WS13 归档部门:国际交流中心

序号 类目名称 保管期限

1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期

2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长期

3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、

教材等材料 永久

4 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 长期

5 国际比赛、竞赛 长期

S14国际合作与会议 归档部门:国际交流中心

序号 类目名称 保管期限

1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久

2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永久

3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期

4 授予外籍人员名誉称号的材料 永久

5 双方互赠的礼品、纪念品 长期

6 国际会议的有关材料 长期


WS15外国留学生工作 归档部门:国际交流中心

序号 类目名称 保管期限

1 录取审批材料 永久

2 学籍登记表、学籍卡片 永久

3 教学计划、大纲、安排 长期

4 学习情况、成绩及评语 永久

5 学位论文及学位证书复印件 长期

6 学生名册 永久

7 学生去向及有关材料 长期


                           十一、河北经贸大学财会类档案归档范围和保管期限表

CK11归档部门:财务处

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关财务会计工作的文件材料

(1)针对本校的 永久

(2)普发但需贯彻执行的 长期

(3)参考的 短期

2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复       长期

3 学校基金管理工作文件                  永久

4 有关财务管理方面的其他文件材料           长期

5 会计移交清册                         长期

6 财会档案移交保管清册                    永久

7 财会档案销毁清册                        长期

CK12会计报表 归档部门:财务处

序号 类目名称 保管期限

1 决算报表(含基建综合决算)              永久

2 预算会计报表            长期

3 年度以上规划表、分配计划、测算表    长期

4 年度以上各种统计报表(含工资报表)      长期

5 季度以下各种计划、统计报表             长期

CK13会计帐簿 归档部门:财务处

序号 类目名称 保管期限

1 涉及外事会计帐簿                 永久

2 总帐                        长期

3 预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)         长期

4 预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)          长期

5 学校专项基金帐簿            长期

6 日记帐                            长期

7 固定资产明细帐                        长期

CK14会计凭证 归档部门:财务处

序号 类目名称 保管期限

1 涉及外事的会计凭证                 永久

2 预算内各种原始凭证、记帐凭证           长期

3 预算外各种原始凭证、记帐凭单         长期

4 学校基金各种原始凭证、记帐凭证       长期

5 银行存款余额调节表             长期

6 会计拨款凭证及其他会计凭证       长期

7 银行对外帐单                         长期

8 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证               长期

CW15工资清册 归档部门:财务处

序号 类目名称 保管期限

1 工资发放名册             永久

2 工资转移、证明、通知存根      永久

3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 长期


                        十二、河北经贸大学声像类档案归档范围和保管期限表

SX 党政类

序号 类目名称 保管期限

1 党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料 永久

2 省部级领导以及系统厅、局领导来校视察、参观、访问等声像材料 永久

3 反映校级重要党政领导任职期间重要活动的工作照和重要声像材料 永久

4 本校召开的重要会议(党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、

各类先进表彰会及其它党政重要会议)形成的重要声像材料 永久

5 校庆和其他重要纪念活动中形成的重要声像材料 永久

6 学校新闻类重要声像材料 永久

7 其它反映党政重要活动的声像材料 永久

SX 教学类

序号 类目名称 保管期限

1 历届毕业生照片 永久

2 反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料 永久

3 有关重点学科与重点实验室建设的声像材料 永久

4 本校编制的声像教学材料 长期

5 其它反映教学重要活动的声像材料 永久

SX 科研类

序号 类目名称 保管期限

1 荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料 永久

2 重要学术活动各科研成果颁奖仪式的声像材料 永久

3 重点、大型科研课题评审鉴定会声像材料 长期

4 获奖科研成果样品的声像材料 长期

5 其它反映教学重要活动的声像材料 永久

SX 外事类

序号 类目名称 保管期限

1 外国知名人士来校参观访问的声像材料 永久

2 外国留学生毕业照片 永久

3 外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况

的声像材料 永久

4 学校参加国际比赛、竞赛的声像材料 永久

5 学校主持召开的国际性学术会议的声像材料 长期

6 学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料 长期

7 其它反映教学重要活动的声像材料 永久

SX 产品生产类

序号 类目名称 保管期限

1 获国家部委、省、市级奖励的产品或明、优、特、产品的声像材料 永久

2 重要产品样品的声像材料 永久

SX 基建类

序号 类目名称 保管期限

1 反映学校校景的声像材料 永久

2 学校拆迁前旧建筑物的声像材料 永久

3 重大基建项目竣工典礼的声像材料 永久

SX 人物类

序号 类目名称 保管期限

1 历任党委书记、校长(校长)的重要声像材料 永久

2 本校著名专家、教授的重要声像材料 永久

3 本校全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料 永久

4 本校历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料 永久

5 本校当选历届全国人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料 永久

6 著名校友的重要声像材料 永久


                          十三、河北经贸大学实物类档案归档范围和保管期限表

SW11 各归档文件整理单位

序号 类目名称 保管期限

1 学校公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品 永久或长期

2 党和国家领导人以及重要来宾视察、访问时题写或赠送的字画 永久

3 学校更换的旧印章 永久

4 学校因更名或其他原因换下的旧校牌、旗帜、校徽 永久

5 学校各部门或个人在学术研究和其它各种活动中获得的市级以

上的奖状、证书、证章、奖杯和其它具有重要纪念意义的实物 永久或长期

6 学校职工创作的获市级以上奖励的书画作品 永久

7 其它有保存价值的实物 永久

 

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